Kassasystem

Ett bra och smidigt kassasystem underlättar vardagen för dig och ditt företag. Beroende på din verksamhet kan ett lämpligt kassa 
system bestå av flera komponenter och tillval – kassaregister, kortläsare, mjukvara som underlättar lagerhållning eller 
bokföring. Vare det sig du bedriver butik, restaurang eller annan verksamhet, hos Betalguiden får du hjälp och råd på vägen 
från analys till implementering av ditt nya kassasystem.

Moderna kassasystem ger mer

Du har kanske ett kassa system redan idag som inte längre uppfyller alla behov som ditt företag har. Allt eftersom ditt företag 
växer uppstår det nya behov när det gäller kassasystem. Bokför du dagskassan idag manuellt? Med en modern 
paketlösning och kassasystem slipper du en stor del av det manuella arbetet vilket frigör mera tid att utveckla ditt företag. 
Låt ditt kassasystem göra en del av jobbet åt dig! Vill du underlätta för dina kunder genom att erbjuda betalning med 
mobila appar som Swish, Apple Pay eller Google Pay? Med de senaste kassasystem kan du hantera dessa smidigt och 
bokföringen sköter sig själv. 

Betalguiden hjälper dig från behovsanalys och rådgivning till installation av ditt nya kassasystem. Med flera samarbetspartners 
kan vi erbjuda riktigt bra priser på både hårdvara, mjukvaror och integrationer mellan kassasystem och ett stort antal olika 
betaltjänster – det ska vara lätt att jämföra utbudet av kassasystem på marknaden. Vi skräddarsyr det bästa paketet och 
kassasystem för företagets behov till minsta möjliga kostnad.

Vad bör ett kassasystem innehålla?

Flera komponenter ingår i ett kassasystem, både hårdvara och mjukvara. Valet av dessa styrs till stor del av  din verksamhet. 
En restaurang har mindre behov till exempel av en streckkodsläsare. Däremot kan en bongskrivare för matbeställningar eller 
en mjukvara som håller koll på borden vara viktiga komponenter. En butik däremot kan ha stor nytta av streckkodsläsare, 
och beroende på bransch kan ett rullband eller en vågenhet vara bra tillval till ett kassasystem.

Ditt kassasystem bör därför uppfylla två stora krav – dina egna behov samt kraven som lagen ställer för kassaförsäljning. 
Det ska vara enkelt att ta emot kontant-, kort- och betalappsförsäljningar och enkelt kunna stämma av dessa mot dagskassan. 
Dessutom kan modern mjukvara och kassasystem integreras mot flera bokföringssystem. 

Exempel på komponenter som kan ingå i ett kassa system är:

• Kontrollenhet godkänd av Skatteverket
• Kassadator och/eller kassaregister
• Kontantlåda
• Kortterminal
• Streckkodsläsare
• Kvittoskrivare
• Vågenhet
• Rullband
• Bongskrivare

De lagliga kraven uppfylls dels av kontrollenheten och dels att dagskassan bokförs i tid. Du kan läsa mer om dessa krav nedan.

Övriga komponenter som behövs i ett kassasystem styrs av vad du har för verksamhet i dagsläget (de kortsiktiga behoven) 
samt hur du ser att företaget kommer utvecklas med tid (de långsiktiga behoven). 

Det finns kassasystem och kassa system!

Ditt kassasystem bör underlätta din verksamhet och spara dig tid. Teknologin har utvecklats enormt de sista åren och om du har 
ett äldre kassasystem kan det väl vara dags att se över om du behöver bygga ut eller byta ditt nuvarande kassasystem.

Många bokföringssystem har integrationer med flera betallösningar – varför spendera tid med att stämma av manuellt när en stor 
del av dagskassan kan stämmas av per automatik? En nyckel till tidsbesparing är att automatisera så många funktioner som 
möjligt. Moderna kassasystem har nyare mjukvara som underlättar. 

Numera finns det även större efterfrågan på alternativa betalsätt. Nyutgivna bankkort har en blippfunktion för mindre belopp, 
så kallad kontaktlös betalning. Kan din kortterminal hantera dessa nya kort? Många vill numera använda mobilen att betala,
med till exempel Swish, Google Pay eller Apple Pay. Dessa är också enkla att integrera i ditt nya kassasystem. Bygg ditt kassasystem 
med dagens teknologi och kommande teknologi i åtanke! 

Att kartlägga företagets behov

Olika företag har olika behov när det gäller val av kassasystem. Det är viktigt att tänka på vad du behöver för att verksamheten 
ska rulla på, men även vad du kan ha för framtida behov. Att köpa ett större kassa system kan innebära en ansenlig kapitalinvestering 
och det bör kunna användas ett antal år innan det är dags att förnya eller uppgradera. Kontakta gärna Betalguiden om du 
vill få råd eller hjälp med val av system!

• Butik. I butik behövs minst kassaregister med kontantlåda, kontrollenhet samt kvittoskrivare. De flesta kunder betalar 
  inte kontant så kortterminal behövs, även möjlighet att ta betalt via mobilappar kan vara en fördel. Vill du koppla ihop 
  kassasystemet med lagerhantering kan en streckkodsläsare vara bra. Säljer du mycket lösvikt kan en vågenhet spara 
  mycket tid och om kunderna köper mycket på en gång är ett rullband att föredra. Hur många kassor behöver du 
  i butiken, både nu och om några år? Om du dessutom bedriver handel på t ex mässor, eller torgförsäljning behöver du 
  ett system som har åtminstone det mest nödvändiga är portabel.
• Restaurang. Restauranger har olika behov när det gäller kassasystem beroende på storlek. För mindre restauranger 
  räcker det med ett kassasystem som består av kassaregister med kortterminal, kontantlåda, kvittoskrivare och 
  kontrollenheten. På större restauranger med separat kök kan en bongskrivare vara till hjälp och det 
  finns även system och mjukvara som kan hantera bordsbokningar och beställningar.
• Service. Om du bedriver ett serviceföretag som till exempel frisör eller skönhetsvård, behöver du kassaregister, 
  kvittoskrivare samt kontrollenheten med ditt kassa system. Många betalar med kort, därför är kortterminal är en självklarhet. 
  Denna bransch är den vanligaste när det gäller betalning via t ex Swish, så för att få en konkurrensfördel 
  kan det vara bra att ha ett kassasystem som kan hantera betalning via mobila appar.
• Övrigt. För övriga verksamheter eller blandade verksamheter är det bra att tänka från kundens perspektiv när det gäller 
  kassasystem. Har du blandat butik och service kan du välja ett kassa system som passar den ena och lägga till det du 
  behöver för att få alla funktioner du behöver och som dina kunder efterfrågar. Betalguiden hjälper dig gärna att sätta 
  ihop det bästa kassasystemet för dina ändamål.

Kassasystem – priser och funktioner

Att köpa in eller hyra ett kassasystem är en kapitalinvestering som är värt att tänka igenom noga. Vilka funktioner behöver 
du dagligen, och vilka funktioner kommer du använda mer sällan?

Betalguiden hjälper dig att analysera dina behov och jämföra olika kassasystem. Till exempel, de flesta verksamheter 
behöver ett kassaregister med kontrollenhet och kvittoskrivare samt olika sätt att ta betalt, t ex kontantlåda och kortterminal. 
Många moderna kassasystem är enkla att koppla till mobila betaltjänster som Swish eller Apple Pay. Övriga komponenter i ditt 
kassasystem kan behövas under vissa perioder, till exempel om du är ute på mässor under begränsade perioder varje år. Ska de 
köpas in eller hyras vid behov?

När det gäller olika prisnivåer på kassasystem kan du fundera på vilka extrafunktioner som ingår och vilka som är lätta att koppla till, 
t ex lagerhanteringsprogram och bokföringsprogram. Kan du bygga ut ditt befintliga kassasystem eller är det värt att köpa in 
helt nya komponenter? Hur kommer företaget se ut om två eller tre år? 

På Betalguiden hjälper vi dig jämföra de olika system i olika prisklasser och ger dig vägledning och hjälp när du ska välja 
nytt kassasystem. 

Vad säger lagen om kassa system?

Två lagar påverkar dig som företagare när det gäller hantering av kassasystem, bokföringslagen samt kassaregisterlagen 
som utfärdades först 2007. 

Enligt kassaregisterlagen måste alla verksamheter som omsätter mer än fyra prisbasbelopp i kontant försäljning 
(182 000 kr enligt det fastställda beloppet år 2018) förutom vissa undantag använda ett av Skatteverket godkänt kassaregister
med kontrollenhet. I kontantförsäljning ingår även försäljning med kort och mobila betalsystem. Om du beräknar att din 
kontantomsättning överstiger detta och att du inte omfattas av undantagen som listas nedan, så behöver du köpa eller hyra 
ett kassa system som uppfyller Skatteverkets krav.

För att få undantag från kassaregisterlagen om din verksamhet överstiger omsättningsgränsen måste du söka anstånd. 
Undantagen är bl a:

• Taxiverksamhet
• Verksamheten är befriad från skattskyldighet enligt inkomstskattelagen
• Distans-, hemförsäljning eller E-handel
• Försäljningen sker vid obemannade platser som automater eller automatiserade butiker
• Lotteriförsäljning som är godkänd enligt lotterilagen

Vissa krav finns enligt bokföringslagen. Vid all kontantförsäljning (inklusive kortbetalning och försäljning med mobila appar) 
måste du kunna erbjuda ett kvitto till kunden. Dessutom bör dagskassan bokföras ’så snart som möjligt efter 
försäljningen har skett’, vilket enligt praxis är senast nästföljande dag. 

För att underlätta att du följer kraven för bokföring kan det vara värt att ha kvittoskrivare i ditt kassasystem. Hanteringen 
av dagskassan kan underlättas av mjukvara och integration med bokföringsprogram som kan oftast enkelt 
kopplas till ett kassasystem.

Välj ditt kassasystem långsiktigt!

Ett kassasystem ska inte bara täcka dagens behov, utan även morgondagens. Därför är det viktigt att välja ett kassasystem som 
kommer att hålla i längden. Tänk om du skulle fördubbla, eller tiodubbla din omsättning inom ett par år – klarar du av både 
bokföring och lagerhållning med det kassasystem du har idag? Tänk att ett kassasystem ska hålla ett antal år 
framöver och hjälpa dig i din verksamhet – det är viktigt att tänka långsiktigt. 

Betalguiden hjälper dig jämföra funktioner och priser på ett stort antal olika kassasystem, mjukvara, integrationer och 
tillval. Vi hjälper dig även välja ett kassasystem som passar just ditt företag och dess behov. Kontakta oss gärna idag, så hjälper vi dig!